Tout sur le diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est l’un des outils de prédilection des chefs de projet et des planificateurs. Tentons d’expliquer en quoi il consiste de la plus simple des façons.

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt?

Le diagramme de Gantt permet d’avoir une représentation graphique de l’avancement d’un projet. Sur l’axe horizontal des « x », aussi appelée axe des abscisses, se trouve l’unité de temps. Vous pouvez opter pour le mois, la semaine ou le jour. Sur l’axe vertical des « y », connu sous le nom d’axe des ordonnées, se placent les différentes activités à réaliser durant le projet. Ces coordonnées sont ensuite représentées sous forme d’intervalles qui définissent la durée de chaque tâche. Ainsi, une vue d’ensemble du déroulement du projet est visible sur le graphique, ce qui simplifie considérablement la planification.

Diagramme de Gantt

Diagramme de Gantt

Le principe d’un diagramme de Gantt

En fait, le principe du diagramme de Gantt revient à situer chaque tâche qui compose un projet dans le temps. Certaines données y figurent naturellement comme le début de chaque activité ainsi que leur fin. Une fois placé dans le diagramme, il est possible de créer des relations entre ces différentes tâches. Il se peut que certaines soient liées dans leur réalisation. D’autres peuvent se faire de façon simultanée. Il arrive aussi que des tâches soient isolées et ne dépendent d’aucune autre. Au premier coup d’œil, ces relations demeurent visibles, notamment grâce à leurs emplacements, mais également à l’aide de flèches qui indiquent les liens qui existent entre les activités.

Diagramme de Gantt

Diagramme de Gantt

 

 

 

 

 

 

 

 

Toutefois, tout ne se limite pas à situer les tâches dans le temps. L’intérêt du diagramme repose sur l’interdépendance de chacune d’elles. En effet, la modification d’une activité entraîne automatiquement des changements au niveau des autres tâches qui y sont liées. Cela aide énormément le chef de projet qui se perd parfois dans ses bases de données. De ce fait, il a le plus souvent recours à un logiciel de diagramme de Gantt. Ce dernier modifie systématiquement toutes les tâches rattachées à une autre si celle-ci se trouve sujette à un changement. Le chef de projet n’aura ainsi qu’à effectuer des suivis réguliers afin de garder le contrôle de son projet. Dans tous les cas, ce qui est certain, c’est que le diagramme de Gantt le soulage du tracas que peut causer la planification des diverses tâches qui forment son projet.

Comment utiliser un diagramme de Gantt?

Dans Hit-Office, on récupère nativement les tâches à partir de la gestion de projet ou d’une offre. il faut dès lors déterminer la date de début de projet. Un outil permet également automatiquement d’avoir un planning estimatif à partir des valeurs de durée stockée dans les estimations, ce qui permet d’avoir une estimation rapide de la date de fin de chantier.
Il faut également vérifier le calendrier, en tenant compte des jours fériés, des week-ends. Il faut tenir également compte d’une probabilité d’intempérie. La manière de gérer ce dernier cas va varier de gestionnaire en gestionnaire, mais cela se traduit très souvent par un pourcentage supplémentaire par poste de travail.

Dans Hit-Office, les ressources sont directement affectées aux tâches, car elles proviennent soit de l’estimatif fait à l’offre ou de la gestion de projet. Cette intégration de données permet d’avoir directement un planning des ressources disponibles dans le temps.

Prenons un exemple simple pour illustrer cette possibilité : l’estimation des heures nécessaires par semaine ou par jour en fonction du planning actuellement. Le planning des ressources donne directement l’information et permet au gestionnaire du projet d’évaluer si la charge est atteignable ou si elle n’est pas possible et dès lors faire les modifications nécessaire ou éventuellement d’envisager de la sous-traitance pour les postes qui seraient « hors-délais »

Comment effectuer un suivi d’un diagramme de Gantt?

L’utilisation du diagramme de Gantt ne se limite pas à sa création qui consiste à y intégrer toutes les données du projet. En effet, une fois que tout est mis en place, l’objectif est de le suivre en temps réel.

Un chantier vit, il a ses contraintes, intempéries, retards non prévus.

Le premier suivi implique la vérification permanente de la date de la fin du projet. Il faut voir si elle présente des changements ou non. Si c’est le cas, il demeure primordial de savoir si ce changement reste toujours tolérable ou s’il faut prendre des mesures pour y remédier.

Si la date butoir s’avère inchangée, le suivi des dates relatives aux activités s’impose également. Elle consiste à déterminer s’il y a des tâches qui ont dépassé leurs échéances ou non. Si c’est le cas, selon les faisabilités de l’action, vous pouvez décaler l’échéance ou la supprimer. Sinon, il est aussi possible de prolonger la durée d’exécution de la tâche ou d’y affecter plus de ressources afin d’accélérer son achèvement.

Une vérification doit également s’opérer au niveau des liens entre les différentes activités. Remettez-les en cause et supprimez ceux qui n’en valent pas la peine. Cette action libérera du temps et avancera la fin du projet étant donné que les activités seront moins dépendantes. Leur indépendance optimisera le temps. Vous pouvez même aller plus loin en trouvant des tâches à effectuer de façon simultanée en vue de toujours gagner du temps.

Au final donc, le plus gros du travail dans un diagramme de Gantt se situe au niveau du suivi et de l’inspection en cours de projet. Elles demandent une attention particulière et une réactivité efficace. Ainsi, la vigilance est de rigueur et le sens de l’observation devra être affuté pour ne rien laisser passer.

Les avantages d’un diagramme de Gantt intégré

Créer un diagramme de Gantt intégré depuis le départ est un tâche qui est souvent considérée comme fastidieuse. Ne parlons même pas de l’affectation des ressources tâches par tâche qui est très peu souvent faite si le processus n’est pas intégré.

Et pourtant, un des principaux outils est de pouvoir anticiper les ruptures d’approvisionnement ainsi que de planifier exactement les interventions des personnes externes au chantier.

L’intégration du diagramme de Gantt directement dans l’ERP permet de gagner un temps considérable dans la mise en place d’un planning efficace et suivi en temps réel. Les tâches se récupérant automatiquement et les ressources également, la création d’un Gantt adapté au chantier peut se faire en moins d’une minute là, où la non intégration peut mener à une journée de travail minimum pour le même résultat final.