Hit-Office voor installateurs

Hit-Office beschikt over een aantal modules die bijzonder geschikt zijn voor installateurs van :

• HVAC: ventilatie, koeling en verwarming
• Sanitair
• Liften
• Elektriciteit en verlichting
• Domotica, telematica
• Zonnepanelen en warmtepompen
• Beveiligingssystemen

Uw bedrijf stelt systemen samen en installeert deze bij haar klanten. Dat vergt een projectmatige aanpak. Uw offertes bestaan uit een reeks posten waarin de uit te voeren werkzaamheden in detail worden weergegeven. Deze projectmatige aanpak wordt voluit ondersteund bij de voorcalculatie en margebepaling in de Offerte module.

Bij uitvoering zorgt de Inkoop module ook voor een geoliede inkoop van materialen en systemen en de Planningsmodule voor een flexibele planning van de installatiewerkzaamheden. Met de Projectmodule houdt u de vinger op de knip, dankzij een gedegen nacalculatie.Ook de facturatiemodule biedt u over heel wat flexibiliteit: u kunt factureren op basis van betaalschijven, vorderingsstaten, uitgevoerde posten, in regie,…

Om uw dienst-na-verkoop goed te kunnen beheren biedt Hit-Office ook de Diensten module. Deze laat u toe om uw contractuele afspraken met de klant vast te leggen. In functie van de ingestelde parameters worden de onderhoudsinterventies automatisch aangemaakt. De Planning-SAV module biedt u dan de mogelijkheid deze aan uw vakmensen toe te wijzen in een overzichtelijke dag of dag, week of maand planning.

Offerte

Met de Offerte module kunt u uw meetstaat zelf samenstellen of importeren uit Excel, de kostprijs berekenen voor eigen werken en prijzen aanvragen bij onderaannemers. U kunt tot een precieze prijszetting komen door het instellen van de marges die u wilt realiseren.

• Offertebeheer
• Opstellen gedetailleerde (LBH formaat en formules) en samenvattende meetstaat
• Voorcalculatie
• Beheer onderaannemers, prijsaanvragen en prijssimulaties
• Aanpassen prijzen van middelen voor een bepaalde post of voor de gehele offerte
• Berekening verplaatsingkosten en transportkosten
• Controlepaneel voor instellen marges
• Uitgebreide analysemogelijkheden.

Project

Met de Project module kunt u de uitvoering van de projecten beheren. Op basis van de voorcalculatie kunt u de geplande hoeveelheden bijsturen om zo nauw mogelijk aan te sluiten bij de werkelijkheid op de bouwplaats, u kunt budgetten opleggen die bij de inkoop van externe diensten als leidraad dienst dien bij het onderhandelen met onderaannemers. U bepaalt met behulp van de Gantt Chart planning wanneer welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd en leidt hieruit de benodigde hoeveelheden af van te voorziene middelen per tijdsinterval. U wijst de uit te voeren werkzaamheden to aan een ploeg of aan individuele medewerkers en registreert wat werd uitgevoerd. U houdt een algemene of gedetailleerde nacalculatie bij en maakt vorderingsstaten en uitvoeringskalender op. U factureert op basis van de overeengekomen prijs voor uitgevoerde posten, op basis van betaalschijven, vorderingsstaten of in regie.

Een uitgebreide reeks rapporten laten u toe om de voortgang van de werken nauwkeurig te monitoren.

Planning

Termijnplanning: Bepaal in detail wanneer welke werken moeten uitgevoerd worden. Leg afhankelijkheden tussen posten vast en bepaal welk tijdsinterval ertussen moet voorzien worden. Leidt deze planning af hoeveel u van elk middel nodig hebt per tijdsinterval.

Dagplanning: Leg dagelijks vast wie op welke projecten werkt of kopieer het werkschema vanuit de vorige dag. Stuur deze planning bij en gebruik deze nadien als basis voor het opmaken van de uurregistratie.

Dienst-na-verkoop

De Dienst-na-verkoop module ondersteunt u in het beheer van uw herstel- en onderhoudsdiensten. U kunt hiervoor periodieke interventies vastleggen in onderhoudscontracten of niet-contractuele interventies direct invoeren. De module ondersteunt meerdere klanten per interventie, voorziet in meerdere interventielocaties per klant en in de koppeling van interventies aan bepaalde toestellen. Dankzij de integratie met de facturatiemodule kunnen facturen individueel of gegroepeerd aangemaakt worden, in functie van contractuele bepalingen.

Planning Dienst-na-verkoop

Met deze module kunt u uw dienst-na-verkoop interventies inplannen, per type, locatie, vakman en hoogdringendheid.

• Interventieplanning per locatie, vakman, datum, tijd
• Sorteren op vereiste kwalificaties en categorieën
• Filters op locaties en categorieën
• Rechtstreekse aanmaak nieuwe interventies binnen de planningsmodule

Hit-Mobile Dienst-na-verkoop

Deze mobile toepassing ondersteunt uw vaklui bij het beheer van hun interventies. Ze kunnen vanop hun tablet de geplande taken van de dag raadplegen, het detail van een interventie oproepen, de voorraad in de bestelwagen actualiseren, de gepresteerde uren meten en automatisch registreren, de resultaten van de interventies registreren. Dankzij een rechtstreekse koppeling met het Hit-Office ERP systeem, worden de uurregistratie, de voorraad en de interventies automatisch geactualiseerd.

Inkoop

De inkoop module ondersteunt het gehele inkoopproces van uw bedrijf. Van prijsaanvraag en -vergelijking tot het opmaken van bestelbonnen. Van het inboeken van leveringsnota’s tot het controleren van de inkomende facturen. Dankzij de integratie met andere modules kunt u voor een selectie van posten een bestelvoorstel opmaken voor interne inkoop (uit voorraad) of bij een leverancier. De middelen die nodig zijn voor een onderhouds- of herstellingsinterventie in de dienst-na-verkoop module of die nodig zijn voor een levering van een handelsbestellingen in bouwhandel kunnen met één toets ingeladen worden in de prijsaanvraag of bestelbon.

• Prijsaanvragen
• prijsvergelijkingen
• bestellingen
• koppeling met project, dienst-na-verkoop, bouwhandel
• inboeken leveringsnota met controle ten opzicht van bestelbon
• afpunten inkomende facturen ten opzichte van goedgekeurde leveringsnota’s. Historiek bestellingen – Overzicht backorder per middel

Voorraad

De voorraadmodule stelt u in staat om steeds de juiste status van uw voorraad te kennen, zowel in hoeveelheid per middel als in functie van de waarde. U kunt er alle voorraadbewegingen inboeken op één of meerdere voorraadlocaties of een voorraad bijhouden op de bouwplaats.

Facturatie

Vanuit de project, diensten, verhuur, handelsmodules kunt op basis van de beschikbare informatie op een eenvoudige manier facturen opmaken. Geen nood aan dubbele invoer. Standaard betaaltermijnen, journalen en BTW-tarieven voor de klant worden bij de opmaak voorgesteld en kunnen, indien nodig, nog worden aangepast. De opgemaakte facturen worden bij goedkeuring automatisch opgenomen in de algemene boekhouding en de analytische rekening  bijgewerkt.

Personeel

In de Personeelsmodule houdt u alle relevante informatie over uw medewerkers bij. Welk materieel werd hen toevertrouwd, welke opleidingen hebben ze gevolgd, over welke certificering beschikken zij, hoe werden ze in het verleden beoordeeld. Ook externe documenten (eID-kaart, rijbewijs, …) kunnen aan de medewerker gekoppeld worden. De module ondersteunt u ook in de uurregistratie en in het berekenen van de mobiliteitsvergoedingen, zodat u vlot de nodige informatie kunt doorgeven aan het sociaal secretariaat.

• Personeelsregister met sleutel informatie
• Beheer uitgeleend materieel
• Bijhouden gevolgde opleidingen – Uurregistratie
• Koppeling met sociaal secretariaat
• automatische uitwisseling gewerkte uren met nacalculatie projecten
• Meerdere rapporten

Boekhouding

Le module Comptabilité permet de gérer l’encodage des écritures comptables dans les différents journaux, d’avoir un suivi global ou détaillé de vos clients et fournisseurs, de gérer les déclarations à rendre aux administrations compétentes. Il permet également d’envoyer automatiquement les rappels à vos clients en retard de paiement, de faire des envois groupés d’un fichier de paiement.
– Établissement rapide des différents états financiers – Possibilité d’interface vers d’autres logiciels comptable

Analytische boekhouding

In deze module bepaalt u welke analytische dimensies moeten voorzien worden. Dit laat u toe om boekingen (deels) toe te wijzen of ter verdelen over analytische rekeningen (projecten, materieel, personeel of eigen dimensies). U bepaalt zelf of deze analytische dimensies bindend zijn of vrijblijvend kunnen worden bijgehouden. De nodige rapportering is voorzien om de rendabiliteit per dimensie te analyseren.

 

• Analytische rekeningen in één of meerdere dimensies
• automatische integratie met functionele modules
• ondersteuning van subdimensies
• globale of gedetailleerde analyse van de rendabiliteit van uw projecten.

Bedrijfseigen scripts

Hoewel Hit-Office voorziet in uitgebreide functionaliteit voor bedrijven actief in de bouwsector, kan het voorkomen dat u bepaalde bedrijfseigen processen diepgaander wenst te ondersteunen vanuit  Hit-Office. Hit-Python biedt hiertoe de mogelijkheid, ze bestaat uit een bibliotheek van functies die gebouwd werden in de populaire Python scripting taal. Deze functies laten u toe om Hit-Office gegevens in te lezen, deze aan te passen en weg te schrijven op een geautomatiseerde manier. Hierdoor kunt u vaak terugkerende, routinematige handelingen vereenvoudigen, zodat gebruikers zich kunnen concentreren op meer complexe handelingen. Ook voor de opmaak van maatwerkrapporten of voor het automatisch uitwisselen van gegevens tussen Hit-Office en andere toepassingen is deze module erg nuttig.

Admin

Met de Toegangscontrolemodule beschikt uw applicatiebeheerder over een krachtig middel om vast te leggen wie toegang krijgt tot welke functies of tot welke informatie in de software. Hierdoor krijgt de gebruiker enkel de relevante functies te zien die voor zijn taak nodig zijn, wat de overzichtelijkheid en het leerproces vereenvoudigt. Tevens laat deze module toe te vermijden dat gevoelige informatie voor iedereen toegankelijk zou zijn.

Rapportbewerker

Met de Rapportbewerker module kunt u de lay-out van standaard rapporten aanpassen aan uw eigen wensen. U kunt zelf bepalen welke velden al dan niet mogen worden afgedrukt en in welk formaat dat dan moet.

Automatische meldingen

Uw bedrijfsprocessen worden slechts effectief wanneer ze ook worden toegepast. Met deze module kunt u automatische meldingen naar uw medewerkers opzetten, waarbij deze attent gemaakt worden op (nog) uit te voeren taken. U kunt Automatische Meldingen ook gebruiken om zelf geïnformeerd te worden over niet bereikte doelstellingen (KPI’s) of eenvoudigweg op regelmatige basis een overzicht te ontvangen van de kerngegevens op basis waarvan u uw activiteiten stuurt.