Hit-Office voor openbare instellingen

Met Hit-Office beheert u uw projecten vanaf de opmaak van een raming tot en met de oplevering van de werkzaamheden. de beheersoftware biedt ondersteuning voor het technisch en financieel beheer van uw projecten.

Lastenboek

  • Samenstelling van een lastenboek op basis van een selectie van uitvoeringsvoorschriften uit de bibliotheek of door het importeren van een meetstaat in Excel-formaat
  • Samenstelling van gedetailleerde en samenvattende meetstaat
  • Opmaak raming op basis van richtprijzen
  • Genereren van het algemeen bestek op basis van de inhoud van de meetstaat

Openbare aanbesteding

  • Opdeling aanbesteding in één of meerdere loten
  • Elektronische verwerking van ingediende prijzen per inschrijver
  • Uitsluiting inschrijvingen op basis van gemiddelde inschrijving (KB 19/8/1985)
  • Gedetailleerde prijsvergelijking voor conforme, niet-uitgesloten inschrijvingen
  • Gunning en betekening
  • Herberekening van het budget op basis van prijzen gegunde aannemer

Veiligheid en kwaliteit

  • Kwaliteitscontrole
  • Veiligheidsplan
  • Evaluatie leveranciers/aannemers

Project

  • Registratie verbruikte middelen
  • Opmaak PV’s en vorderingsstaten
  • Financiële opvolging van de werkzaamheden

Documentbeheer

  • Koppeling met technische documenten
  • eMailing
  • Beheer briefwisseling
  • Opmaak gepersonaliseerde borderellen

Algemeen

  • Krachtig gegevensbeheer met MS SQL server
  • Integratie met kantoorsoftware (Word, Excel, ….)
  • Toegang vanop afstand (TeamViewer, Terminal Server, Citrix…)
  • Meertaligheid schermen : Nederlands, Frans, Engels, Duits, Spaans
  • Meertaligheid van bestekteksten (Nederlands, Frans, Duits, …)

De Hit-Office software is samengesteld uit 24 modules:

Offerte-voorcalculatie

Met de Offerte module kunt u uw meetstaat zelf samenstellen of importeren uit Excel, de kostprijs berekenen voor eigen werken en prijzen aanvragen bij onderaannemers. U kunt tot een precieze prijszetting komen door het instellen van de marges die u wilt realiseren.

Offertebeheer – Opstellen gedetailleerde (LBH formaat en formules) en samenvattende meetstaat – Voorcalculatie – Beheer onderaannemers, prijsaanvragen en prijssimulaties – Aanpassen prijzen van middelen voor een bepaalde post of voor de gehele offerte – Berekening verplaatsingkosten en transportkosten – Controlepaneel voor instellen marges – Uitgebreide analysemogelijkheden.

Project

Met de Project module kunt u de uitvoering van de projecten beheren. Op basis van de voorcalculatie kunt u de geplande hoeveelheden bijsturen om zo nauw mogelijk aan te sluiten bij de werkelijkheid op de bouwplaats, u kunt budgetten opleggen die bij de inkoop van externe diensten als leidraad dienst dien bij het onderhandelen met onderaannemers. U bepaalt met behulp van de Gantt Chart planning wanneer welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd en leidt hieruit de benodigde hoeveelheden af van te voorziene middelen per tijdsinterval. U wijst de uit te voeren werkzaamheden to aan een ploeg of aan individuele medewerkers en registreert wat werd uitgevoerd. U houdt een algemene of gedetailleerde nacalculatie bij en maakt vorderingsstaten en uitvoeringskalender op. U factureert op basis van de overeengekomen prijs voor uitgevoerde posten, op basis van betaalschijven, vorderingsstaten of in regie.

Een uitgebreide reeks rapporten laten u toe om de voortgang van de werken nauwkeurig te monitoren.

Planning

Termijnplanning: Bepaal in detail wanneer welke werken moeten uitgevoerd worden. Leg afhankelijkheden tussen posten vast en bepaal welk tijdsinterval ertussen moet voorzien worden. Leidt deze planning af hoeveel u van elk middel nodig hebt per tijdsinterval.

Dagplanning: Leg dagelijks vast wie op welke projecten werkt of kopieer het werkschema vanuit de vorige dag. Stuur deze planning bij en gebruik deze nadien als basis voor het opmaken van de uurregistratie.

Facturatie

Vanuit de project, diensten, verhuur, handelsmodules kunt op basis van de beschikbare informatie op een eenvoudige manier facturen opmaken. Geen nood aan dubbele invoer. Standaard betaaltermijnen, journalen en BTW-tarieven voor de klant worden bij de opmaak voorgesteld en kunnen, indien nodig, nog worden aangepast. De opgemaakte facturen worden bij goedkeuring automatisch opgenomen in de algemene boekhouding en de analytische rekening bijgewerkt.

Personeel

In de Personeelsmodule houdt u alle relevante informatie over uw medewerkers bij. Welk materieel werd hen toevertrouwd, welke opleidingen hebben ze gevolgd, over welke certificering beschikken zij, hoe werden ze in het verleden beoordeeld. Ook externe documenten (eID-kaart, rijbewijs, …) kunnen aan de medewerker gekoppeld worden. De module ondersteunt u ook in de uurregistratie en in het berekenen van de mobiliteitsvergoedingen, zodat u vlot de nodige informatie kunt doorgeven aan het sociaal secretariaat.

Personeelsregister met sleutel informatie – Beheer uitgeleend materieel – Bijhouden gevolgde opleidingen – Uurregistratie – Koppeling met sociaal secretariaat – automatische uitwisseling gewerkte uren met nacalculatie projecten – Meerdere rapporten

Inkoop

De inkoop module ondersteunt het gehele inkoopproces van uw bedrijf. Van prijsaanvraag en -vergelijking tot het opmaken van bestelbonnen. Van het inboeken van leveringsnota’s tot het controleren van de inkomende facturen. Dankzij de integratie met andere modules kunt u voor een selectie van posten een bestelvoorstel opmaken voor interne inkoop (uit voorraad) of bij een leverancier. De middelen die nodig zijn voor een onderhouds- of herstellingsinterventie in de dienst-na-verkoop module of die nodig zijn voor een levering van een handelsbestellingen in bouwhandel kunnen met één toets ingeladen worden in de prijsaanvraag of bestelbon.

Prijsaanvragen – prijsvergelijkingen – bestellingen – koppeling met project, dienst-na-verkoop, bouwhandel – inboeken leveringsnota met controle ten opzicht van bestelbon – afpunten inkomende facturen ten opzichte van goedgekeurde leveringsnota’s. Historiek bestellingen – Overzicht backorder per middel

Voorraad

De voorraadmodule stelt u in staat om steeds de juiste status van uw voorraad te kennen, zowel in hoeveelheid per middel als in functie van de waarde. U kunt er alle voorraadbewegingen inboeken op één of meerdere voorraadlocaties of een voorraad bijhouden op de bouwplaats.

Dienst-na-verkoop

De Dienst-na-verkoop module ondersteunt u in het beheer van uw herstel- en onderhoudsdiensten. U kunt hiervoor periodieke interventies vastleggen in onderhoudscontracten of niet-contractuele interventies direct invoeren. De module ondersteunt meerdere klanten per interventie, voorziet in meerdere interventielocaties per klant en in de koppeling van interventies aan bepaalde toestellen. Dankzij de integratie met de facturatiemodule kunnen facturen individueel of gegroepeerd aangemaakt worden, in functie van contractuele bepalingen.

Boekhouding

In de boekhoudmodule ondersteunt u in het bijhouden van een algemene boekhouding. U kunt alle bewerkingen inboeken in journalen, betalingen van leveranciers en klanten opvolgen, uw verschillende aangiftes voorbereiden en de nodige analyses uitvoeren. Een uitgebreid aantal sjablonen laten u toe vaak voorkomende boekingen zo efficiënt mogelijk uit te voeren. De algemene boekhouding kan ook worden uitgebreid met de analytische boekhoudmodule.

Analytische boekhouding

In deze module bepaalt u welke analytische dimensies moeten voorzien worden. Dit laat u toe om boekingen (deels) toe te wijzen of ter verdelen over analytische rekeningen (projecten, materieel, personeel of eigen dimensies). U bepaalt zelf of deze analytische dimensies bindend zijn of vrijblijvend kunnen worden bijgehouden. De nodige rapportering is voorzien om de rendabiliteit per dimensie te analyseren.
Analytische rekeningen in één of meerdere dimensies – automatische integratie met functionele modules – ondersteuning van subdimensies – globale of gedetailleerde analyse van de rendabiliteit van uw projecten.

Elektronische betalingen

Geen manuele inboekingen meer nodig van de uit te voeren betalingen van uw leveranciers. Met de Elektronische betalingsmodule worden de te betalen facturen met enkele toetsen geselecteerd en op automatische wijze doorgestuurd naar uw betalingsprogramma.

KPI

De KPI module biedt een reeks indicatoren die de prestaties van uw bedrijf meten. U kunt deze kerncijfers in grafische of tabel vorm raadplegen.
– Maandelijks omzetcijfer – Solvabiliteit – Afwijkingen tussen planning en werkelijkheid in de projecten – en … natuurlijk ook uw eigen indicatoren.

Materieel

De materieelmodule helpt u in het beheer van uw machinepark. U kunt er in detail de gebruikskostprijs berekenen en op basis van het bijhouden tellerstanden tijdig onderhoudsbeurten inplannen.

Verhuur

De verhuur module ondersteunt u in het beheer van de interen en/of externe verhuuractiviteiten van uw machinepark. Materieel van worden uitgeleend en bij terugname kunnen de verhuurkosten worden doorgeboekt naar de nacalculatie van het project waarvoor het materieel werd uitgeleend of gefactureerd aan de externe uitlener. U kunt ook een hele reeks machines van één locatie doorboeken naar een andere locatie, zonder daarvoor eerst een terugname in te boeken. Dat is handig wanneer u een standaard uitrusting van één bouwplaats naar een andere bouwplaats overbrengt.

Bouwhandel

Wanneer u vaak bouwmaterialen koopt die u gewoon doorverkoopt, dan biedt de Bouwhandelmodule u hierin de nodige ondersteuning. U kunt snel een aantal middelen importeren in een offerte of rechtstreeks in een bestelbon en deze aanvullen met de gevraagde hoeveelheden. In functie van de klant kunt u instellen welke kortingsstructuur moet worden toegepast, maar u kunt die nog verder bijsturen in de offerte of bestelbon. Na bestelling voorziet de module in de mogelijkheid om alle stappen te registreren die nodig zijn om tot levering te kunnen overgaan. De koppeling met de inkoopmodule laat u toe om materialen uit voorraad of bij een leverancier te bestellen. Eens geleverd kunt met enkele toetsten de overeenstemmende factuur genereren.

Offerte opmaken – bestelling inboeken – materialen inkopen – levering voorbereiden en inboeken – factureren.

Projectontwikkeling

De Projectontwikkelingmodule ondersteunt u in uw bouwpromotieaktiviteiten. Vanaf de initiële ramingen tot en met het factureren van meerwerk. De opdeling van het bouwproject in meerdere verkoopentiteiten laat toe om op de commerciële en administratieve taken onder controle te houden. Opties, aankoopbeloftes, compromissen, aktes worden bijgehouden. Betaalschijven worden vlot omgezet naar facturen, één of zelfs meerdere klanten. Garages, bergingen of zelfs fietshaken kunnen als verkoopentiteit gekoppeld worden aan een hoofdentiteit. De geplande en werkelijke kosten worden vanuit de project module automatisch opgedeeld naar één of meerdere kostendragers, zodat u per type activiteit eventuele afwijkingen tussen budget en werkelijkheid kunt monitoren. Zowel de inkomsten als uitgaven kunnen worden opgenomen in de Cash-in cash-out analyse, zodat u kunt inplannen welke financiële middelen moeten worden voorzien tijdens de duur van de werkzaamheden en verkoop van de entiteiten.

CRM

In de CRM module houdt u bij welke relaties belangrijk zijn voor uw bedrijf. De module legt automatisch de koppeling tussen elke klant en de projecten, bestellingen, verkoopentiteiten waarvoor uw bedrijf een relatie met hem/haar heeft. Dit geldt ook voor de leveranciers. De nodige ondersteuning wordt geboden om gepersonaliseerde brieven en contracten op te maken en ook de historiek van contacten, de belangrijkste contactpersonen en de koppeling met externe documenten vast te leggen.

Hit-mobile

Met de Hit-mobile module krijgt u vanop uw smartphone, tablet of webbrowser toegang tot de belangrijkste informatie die in uw Hit-Office beheersysteem werd opgeslagen. U kunt er bijvoorbeeld de financiële evolutie van de verschillende projecten monitoren, een detail van de voorcalculatie oproepen of een lijst van leveranciers raadplegen.

Taskz

Beheer alle administratieve en technische taken met de Taskz module. Via een webbrowser legt u de taken vast, bepaalt u de uitvoeringstermijn en geeft u aan wie verantwoordelijk is.

Gebruikers krijgen toegang tot hen dag, week en maandplanning.

Emailing

Gebruik uw uitgebreide klanten, leveranciers en andere contactinformatie om emailings op te zetten. Dankzij de uitgebreide mogelijkheden om uw lijsten te filteren, kunt u op nauwkeurige wijze uw doelgroep bepalen. U geeft tevens aan welke bijlagen moeten worden opgenomen en in welke vorm de mailing moet worden uitgevoerd. De Emailing module houdt ook bij wie gecontacteerd werd en welke volgende actie dient voorzien te worden.

Afvalbeheer

Beheer het transport van uw bouwafvalstromen. Maak de transportborderellen aan en houdt het afvalregister bij voor één of meerdere afvalfracties.

Bestek

De Besteklmodule ondersteunt u in het beheer van uw aanbestedingen en martkbevragingen. Budgetteer uw projecten met behulp van richtprijzen. Genereer de algemene bestekteksten, in functie van de samenstelling van uw meetstaat. Voer gedetailleerde metingen uit en registreer deze voor elke post. Gebruik de elektronische prijsaanvraagmodule om de antwoorden, inschrijvingen van aannemers voor één of meerdere loten te registreren. Gebruik de prijsvergelijking en simulatiesoftware om tot een juiste keuze te komen.

Offerte Assistent

Gebruik de Offerte Assistent om op een efficiënte manier offertes op te maken. Op basis van een aantal vragen genereert de Offerte Assistent de relevante posten in de meetstaat en voegt daar zelfs een gedetailleerde kostprijsberekening aan toe, op basis van de gegeven antwoorden.
Hierdoor wordt de foutmarge verminderd en kan de gebruiker zich concentreren op de afwijkingen tussen wat de Offerte Assistent standaard voorziet en wat de klant juist wenst.

Veiligheid en kwaliteit

Met de Veiligheid en Kwaliteitsmodule beheert u uw ISO-documenten, legt u kwaliteitsmetingen vast en bepaalt u welke risico’s verbonden zijn aan bepaalde bouwactiviteiten, zodat een correct veiligheidsplan kan worden opgesteld in functie van de uit te voeren activiteiten.

Het meten van klantentevredenheid, personeelsevaluatie, prestaties van leveranciers en onderaannemers wordt gestuurd vanuit deze module. U bepaalt hierbij zelf welke criteria moeten worden gebruikt.

Ook het beheer van niet-conformiteit, preventieve en correctieve maatregelen wordt in deze module ondersteund.

Bedrijfseigen scripts

Hoewel Hit-Office voorziet in uitgebreide functionaliteit voor bedrijven actief in de bouwsector, kan het voorkomen dat u bepaalde bedrijfseigen processen diepgaander wenst te ondersteunen vanuit Hit-Office. Hit-Python biedt hiertoe de mogelijkheid, ze bestaat uit een bibliotheek van functies die gebouwd werden in de populaire Python scripting taal. Deze functies laten u toe om Hit-Office gegevens in te lezen, deze aan te passen en weg te schrijven op een geautomatiseerde manier. Hierdoor kunt u vaak terugkerende, routinematige handelingen vereenvoudigen, zodat gebruikers zich kunnen concentreren op meer complexe handelingen. Ook voor de opmaak van maatwerkrapporten of voor het automatisch uitwisselen van gegevens tussen Hit-Office en andere toepassingen is deze module erg nuttig.

Toegangscontrole

Met de Toegangscontrolemodule beschikt uw applicatiebeheerder over een krachtig middel om vast te leggen wie toegang krijgt tot welke functies of tot welke informatie in de software. Hierdoor krijgt de gebruiker enkel de relevante functies te zien die voor zijn taak nodig zijn, wat de overzichtelijkheid en het leerproces vereenvoudigt. Tevens laat deze module toe te vermijden dat gevoelige informatie voor iedereen toegankelijk zou zijn.

Rapportbewerker

Met de Rapportbewerker module kunt u de lay-out van standaard rapporten aanpassen aan uw eigen wensen. U kunt zelf bepalen welke velden al dan niet mogen worden afgedrukt en in welk formaat dat dan moet.

arrow-up

Automatische meldingen

Uw bedrijfsprocessen worden slechts effectief wanneer ze ook worden toegepast. Met deze module kunt u automatische meldingen naar uw medewerkers opzetten, waarbij deze attent gemaakt worden op (nog) uit te voeren taken. U kunt Automatische Meldingen ook gebruiken om zelf geïnformeerd te worden over niet bereikte doelstellingen (KPI’s) of eenvoudigweg op regelmatige basis een overzicht te ontvangen van de kerngegevens op basis waarvan u uw activiteiten stuurt.